Cómo auditar del proceso de compras

Es obvio que existen algunos procesos empresariales que son habituales integrantes de los Planes de Auditoría, ya que son en los que recaen más dudas sobre la eficacia de los controles que puedan estar aplicándose, así como por la trascendencia que para los resultados empresariales tendrán sus resultados.

Entre este grupo “selecto” de procesos, entiendo que se encuentra el de compras, el cual, de una u otra manera, es, además, de los que está presente, con mayor o menor entidad, en cualesquiera organización.

Para comenzar con la planificación y programación de estas auditorías, lo primero que entendemos deberíamos definir, como también sucede en cualquier otro proceso a supervisar, es su alcance, aspecto que en el proceso de compras se refiere al ámbito de verificación que vayamos a realizar, es decir: de forma preventiva sobre la forma de resolver los concursos, pedidos o adjudicaciones, y/o correctivo, verificando si se han cumplido por parte de los proveedores las condiciones establecidas en el contrato, respecto a: precios, plazos de entrega, descuentos por volúmenes pactados, calidad del producto, abono de penalizaciones, etcétera. Veamos ambas opciones.

En la fase preventiva, es decir la que cubriría todas las actuaciones hasta que se adjudique el contrato, lo primero que tendríamos que verificar es si los “pliegos de condiciones” elaborados para entregar a los posibles oferentes, son completos y  definen con claridad las características de los bienes o servicios a adquirir. Otro aspecto importante es que deben recoger el plazo máximo de entrega de las ofertas y la forma de presentarlas (en sobre cerrados, vía e-mail, …) y la persona o Unidad en donde deben presentarse.

Una vez verificados estos aspectos, lo que se hace imprescindible es comprobar si el catálogo de proveedores empleado está actualizado, recogiendo en él las distintas alternativas que el mercado ofrezca respecto de las necesidades de la organización. En nuestra opinión este capítulo es determinante para la eficacia del proceso de compras, puesto que un catálogo de Proveedores/Suministradores poco dinámico y con renovaciones poco frecuentes, es garantía de compras no optimizadas. 

A continuación lo que se debería comprobar es si la solicitud de ofertas a los proveedores ha sido amplia, o solo a los dos o tres proveedores habituales. De ser esta restringida tampoco estaríamos ante una buena práctica, pues ello nos impedirá conocer si hay alternativas más interesantes.

Comprobados estos aspectos cuantitativos, debemos verificar el proceso realmente seguido para la resolución del concurso/ pedido o adjudicación. Para ello es preciso que analicemos, respecto de la muestra que hayamos seleccionado, las ofertas realmente recibidas, su adecuación a los pliegos de condiciones distribuidos, y las condiciones ofertadas, tanto en precios, calidades y servicios ofrecidos. 

Aspecto este último de gran importancia, pues la adjudicación no debería efectuarse solo por el precio ofrecido, pues este debe ser ponderado con los otros atributos comentados, la calidad y los servicios ofrecidos (mantenimientos, garantías, entrega del material en su fábrica o en obra, etc). Para terminar comprobando si la adjudicación se ha realizado a la oferta globalmente más interesante, y por la/s persona/s con capacidad para ello. Verificados estos aspecto creo que ya podríamos emitir un primer informe sobre las características observadas, y aportando las oportunidades de mejora que se hayan evidenciado.

Pero, como ya hemos comentado anteriormente, el proceso de compras es más amplio que el que acabamos de resumir, pues faltaría por supervisar si los proveedores han cumplido las condiciones de las ofertas recibidas y adjudicadas. En este ámbito de actuación es importante comprobar si los pliegos de condiciones elaborados por las áreas solicitantes de los bienes y/o servicios son realistas, incluyendo solo las “exigencias” que sean precisas, o son muy ambiciosos, requiriendo más de lo estrictamente preciso. Como ejemplo de lo que estamos contemplado, podríamos preguntarnos, si el caso lo permitiese, si es precisa la vigilancia las 24 horas, la recepción de los materiales pedidos en menos de 24 horas, la distribución incluso en días festivos, y así un sinnúmero de ejemplos.

Volviendo a la respuesta realmente efectuada por los Proveedores o Suministradores, lo que deberemos hacer es confirmar que lo entregado/construido se ajusta a lo contratado, para lo cual lo primero que tendríamos que solicitar a los responsables de la aceptación de los  servicios prestados o materiales u obras entregadas, es que nos faciliten el “acta de aceptación” elaborado, interesándonos en conocer el proceso realmente seguido, sacando las conclusiones que procedan. Pero también verificando que se han aplicado las “penalizaciones” que por incumplimientos del proveedor hubiese que exigir, así como los descuentos por volumen que, en su caso, se hubiesen devengado. No olvidando de comprobar que la facturación emitida por el Proveedor, y atendida por la Organización, se ajusta a los términos del contrato.

En resumen el proceso de compras, desde nuestro punto de vista abarca no solo la elección del Proveedor y la emisión del pedido o firma del contrato, pues es mucho más amplio, incluyendo en él la verificación de lo que nos han entregado se ajusta a lo solicitado y pagado. Sinceramente creo que establecer el alcance de la auditoría con esta extensión, aportará múltiples beneficios a las organizaciones, que espero compartan.

Jesús Aisa Díez

7 de julio de 2013