Uno de los productos obtenidos en las evaluaciones de
calidad de las Unidades de Auditoría Internas, realizadas de acuerdo con los
protocolos The Institute of Internal Auditors, son los resultados de
las encuestas efectuadas a una muestra representativa de los clientes de la
Unidad evaluada, así como también de los propios miembros del
Departamento/Gerencia de Auditoría.
Estas encuestas constan, en el apartado correspondiente a
los clientes, de 24 preguntas, agrupadas en seis grandes bloques: (i) Relación
con la alta dirección, (ii) Personal de Auditoría,
(iii) Alcance de los
trabajos de Auditoría, (iv) Procesos e informes de
Auditoría, (v) Administración de la función de Auditoría y (vi) Valor agregado.
En tanto que las preguntas realizadas a los miembros de la Unidad de Auditoría
evaluada son 36, agrupadas en tres apartados: (i) Relación con la Gerencia, (ii) Evaluación de la
capacitación /experiencia de los auditores y (iii)
Evaluación de la práctica de la actividad de Auditoría.
Los resultados de estas encuestas permiten cubrir varios
objetivos, en primer lugar, a los evaluadores de la función sometida al proceso
de supervisión de la calidad, al conocer cuál es la percepción que existe en la
Organización en relación con los servicios prestados por la función auditora,
pero desde una doble perspectiva: los clientes y los propios miembros de la
función auditora.
Finalmente los resultados de estas encuestas son
facilitados a los responsables de las Unidades de Auditoría Interna evaluadas,
incluyendo una comparativa de las respuestas individuales obtenidas en su
Organización versus la
media acumulada de las evaluaciones previamente realizadas; lo que permitirá
realizar un doble análisis: el individual a través de la interpretación de los
resultados obtenidos directamente en la propia empresa, y otro de alcance
relativo comparando las respuestas obtenidas
en la empresa con las conseguidas en el resto de Organizaciones
evaluadas. Con estos dos análisis se podrán conocer las debilidades, o
fortalezas, manifestadas por los encuestados de nuestra empresa, pero también
los gaps que
pudieran existir entre la situación particular y la media aportada como
referencia, lo que posibilitará saber si estamos “mejor” o “peor” que
el promedio del conjunto ya evaluado.
A esta última información agregada es a la que queremos
prestar atención, identificando los puntos fuertes y las debilidades de la
actividad auditora considerada en forma colectiva, en base a las respuestas a
las citadas cuestiones trasladadas a los encuestados (clientes y auditores).
Por ello, a continuación reproduciremos la situación acumulada disponible.
En primer lugar observemos la situación reconocida por los
propios auditores, debiendo señalar que las preguntas pueden ser respondidas en
cuatro niveles: Malo (1), Regular (2); Bueno (3) y Excelente (4).
De acuerdo con estos datos, los puntos mejor valorados por
los auditores en sus respuestas se corresponden con las siguientes preguntas:
4.
Entendimiento de la misión y objetivos de la actividad de la auditoría interna,
11. Objetividad e Independencia,
27. Ser objetivo y actuar con
independencia,
28. Comprender y aplicar los valores
centrales,
29. Asumir responsabilidades en el
desarrollo del trabajo.
En tanto que las oportunidades de mejora, dado que su
valoración es inferior al 3 (correspondiente al nivel Bueno), serían, las que a continuación
señalamos:
19. Seminarios de formación dentro de la
compañía. Temas específicos.
20. Seminarios de formación dentro de la
compañía. Temas generales.
21. Seminarios externos, temas de
auditoría.
22. Seminarios externos. Otros temas.
25. Rotación entre departamentos
operativos.
26. Participación/asociación en
organizaciones empresariales.
De donde se puede observar una elevada demanda de formación
de los auditores, que entendemos es un aspecto al que se debiera conceder la
atención que ello merece.
Pasando ahora a las respuestas/opiniones de los clientes,
entre los que se habrá considerado: a una representación de la alta dirección y
a determinados responsables operativos de entes auditables recientemente
supervisados, elegidos conjuntamente entre el Director de Auditoría Interna y
el Director del Proyecto de Auditoría.
Los cuestionarios son, como en el caso anterior, totalmente
confidenciales, y se han de devolver, una vez cumplimentados, directamente al
Director del Proyecto de evaluación interna, sin la intervención de ningún
responsable de la Unidad de Auditoría Interna evaluada.
A fin de potenciar la bondad de las opiniones, las
respuestas a los cuestionarios permiten el anonimato, como forma de garantizar
la total y absoluta discreción sobre el origen de las opiniones.
Entendemos significativo destacar que de las 24 preguntas
incluidas en los cuestionarios de los clientes, ninguna de ella se sitúa, en promedio, en una
puntuación inferior al 3, nivel Bueno, ya que las valoradas más bajas son la
Pregunta 13 (Duración de las auditorías) y la 21 (Calidad del desarrollo
profesional del personal de Auditoría Interna), pero ambas con un 3,15. En
tanto que las que alcanzan los niveles más altos, son:
Pregunta Nº 2. Dependencia y ubicación
organizacional de la Unidad de Auditoría Interna en la Organización (3,55)
Pregunta Nº 3. Acceso libre y sin
restricciones de Auditoría Interna a la información (3,67).
Pregunta Nº 6. Profesionalidad de los
auditores internos. (3.53).
Con estos datos, entendemos que, al menos las Unidades de
Auditorías internas que se han sometido a las evaluaciones externas que los
respaldan, podrían asegurar globalmente que consiguen un nivel de satisfacción
de sus clientes internos muy alto, por lo que su actividad tendría la calidad
requerida.
Independientemente a esta satisfactoria visión global desde
la perspectiva de los clientes, la información acumulada también servirá de
referencia para que las distintas Organizaciones, individualmente consideradas,
comparen la situación expuesta por sus clientes internos, con la media recogida
en las estadísticas. Datos que a tales efectos, no solo de los clientes, sino
también de los miembros de los equipos de auditoría, se aportan como resultado de las evaluaciones,
a fin de puedan analizarse y detectar las fortalezas que se deriven de las
respuestas, pero también las debilidades de las que deberían preocuparse para
no alejarse de la media de la profesión realizada con calidad.
Por consiguiente, y sirviendo lo comentado de ejemplo de la utilidad que se deriva de
los procesos Quality Assesment, debemos reiterar la conveniencia de abordar estos
análisis, no solo para atender un requerimiento del citado Institute of Internal Auditors, sino para poder aprovecharse de los aportes de valor que de
ellos de derivan.
Espero que lo comentado y compartido pueda aportarles algún
beneficio.
Jesús Aisa Díez.
14 de Febrero de 2014
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